Mistři emailingu: Tajemství doručené pošty

Historie emailu

Posílání elektronické pošty má zajímavou historii. Všechno to začalo v šedesátých letech, kdy si lidi na počítačích začali posílat první zprávy. To ale ještě nebyl email, jak ho známe teď - zprávy se daly posílat jen mezi uživateli na jednom počítači. Zlom přišel v roce 1971, když chytrý programátor Ray Tomlinson vymyslel systém SNDMSG. Díky němu šlo konečně posílat zprávy mezi různými počítači. Mimochodem, právě Tomlinson přišel s nápadem používat zavináč (@), který od té doby vidíme v každé emailové adrese. Sedmdesátá léta přinesla spoustu novinek - třeba v roce 1978 vznikl SMTP protokol, který se pro posílání emailů používá dodneška. V osmdesátých letech už mohl email používat prakticky každý a vznikaly první emailové služby pro běžné lidi. S nástupem internetu se z emailu stala jedna z nejoblíbenějších forem komunikace vůbec.

Výhody emailové komunikace

Posílání emailů se v dnešní době stalo naprosto běžnou součástí našeho života, ať už jde o práci nebo osobní záležitosti. Je to vlastně super věc - stačí kliknout a zpráva je za pár vteřin na druhém konci světa. Tohle fakt usnadňuje jak byznys, tak běžnou komunikaci s přáteli nebo rodinou. A když se nad tím zamyslíme, je to vlastně i docela levná záležitost. Ve srovnání s klasickým dopisem nebo voláním ušetříme spoustu peněz, zvlášť když píšeme někomu do zahraničí. Navíc nemusíme tisknout haldy papírů, což je fajn i pro přírodu. Co je na emailech taky skvělé, je jejich všestrannost. Můžeme poslat prakticky cokoliv - od běžného textu přes fotky až po videa nebo důležité dokumenty. Proto se email stal tak oblíbeným nástrojem pro sdílení všeho možného a týmovou spolupráci.

V záplavě emailů se někdy ztrácí to podstatné - lidský hlas, který by sdělil to samé s jinou hloubkou a upřímností.

Zdeněk Dvořáček

Nevýhody emailové komunikace

E-mailová komunikace je sice skvělý pomocník, ale přináší i různá úskalí. Každý den se potýkáme s přívalem zpráv v našich schránkách - někdy jich jsou desítky, jindy i stovky. Prokousat se touhle záplavou a najít opravdu důležité informace může být pořádná výzva. Navíc při psaní e-mailů chybí osobní kontakt - nevidíme výraz tváře ani neslyšíme tón hlasu, takže snadno dojde k nepochopení nebo špatnému výkladu sdělení. Tohle bývá obzvlášť problematické u složitějších záležitostí, kde může vzniknout zbytečné napětí nebo nedorozumění. A v neposlední řadě tu máme bezpečnost - e-maily můžou být plné virů, škodlivých programů nebo podvodných odkazů, které ohrožují naše osobní údaje. Proto je lepší být při práci s e-maily ostražitý a vyhnout se otvírání podezřelých zpráv nebo příloh.

Funkce	Emailing	SMS
Cena za odeslanou zprávu	Nízká (zpravidla v rámci tarifu)	Vyšší (závisí na operátorovi)
Délka zprávy	Neomezená	Omezená (zpravidla 160 znaků)
Možnost formátování textu	Ano (obrázky, odkazy, formátování textu)	Omezená (zpravidla pouze prostý text)

Základní pravidla etikety

V současnosti se bez emailů prakticky neobejdeme, ať už jde o pracovní nebo osobní komunikaci. Je proto fakt důležité držet se základních pravidel slušnosti, abychom si udrželi dobré vztahy a vyhnuli se zbytečným problémům. Když píšete email, dejte si záležet na předmětu zprávy - měl by jasně říct, o co jde. Díky tomu se příjemce hned zorientuje a ví, co může čekat. Nezapomeňte na slušné oslovení na začátku a rozloučení na konci - je to známka respektu a profesionality. Text by měl být stručný a přehledný. Rozdělte ho do odstavců, pište kratší věty a klidně použijte odrážky, ať se to dobře čte. Vyhněte se psaní velkými písmeny (to působí, jako byste křičeli) a přehnanému formátování, které může dělat problémy na různých zařízeních. Než na to kliknete Odeslat, ještě si po sobě všechno přečtěte a zkontrolujte pravopis. Myslete na to, že email je vaše vizitka - reprezentujete tím sebe i firmu.

Bezpečnostní tipy pro emaily

Internet je dneska pěkně nebezpečné místo a různí podvodníci jen čekají, jak by vám ukradli osobní údaje. Proto musíte být opatrní i při obyčejném mailování. Než začnete s někým přes mail komunikovat, ujistěte se, že víte, s kým máte tu čest. Když vám přijde mail od někoho, koho neznáte, radši ho ani neotvírejte a už vůbec neklikejte na žádné odkazy. Takové maily totiž můžou být plné virů nebo vás nasměrovat na falešné stránky, které z vás vytáhnou hesla a další citlivé věci. Pozor si dejte i na zprávy, co vypadají, že jsou třeba od vaší banky, ale něco vám na nich nesedí. V takovém případě je lepší zvednout telefon a zavolat přímo do banky, jestli vám skutečně něco poslali. Myslete taky na to, že heslo je základ - používejte pořádně silná hesla s velkými i malými písmeny, číslicemi a speciálními znaky. Každý účet by měl mít svoje vlastní heslo a je fajn ho čas od času změnit. Když budete dodržovat tyhle základní pravidla, budete moct mailovat mnohem bezpečněji a vyhnete se většině internetových nástrah.

Budoucnost emailu?

V době, kdy sociální sítě a rychlé zprávy ovládají náš každodenní život, se spousta lidí ptá, kam vlastně směřuje klasický email. I když by se mohlo zdát, že emailová komunikace pomalu mizí, realita je úplně jiná. Email zůstává klíčovým komunikačním kanálem, hlavně když jde o pracovní záležitosti.

Co dělá email tak výjimečným oproti ostatním platformám? Jeho profesionální charakter a přehledné uspořádání z něj dělají perfektní nástroj pro byznysovou korespondenci a předávání podstatných informací. Emailová schránka navíc funguje jako centrální bod pro správu našich online účtů a přístup k různým službám. Navzdory příchodu moderních komunikačních nástrojů se email ukazuje jako nezdolný a přizpůsobivý pomocník, který se stále zdokonaluje. Experti předpovídají, že jeho význam v budoucnu ještě poroste a zůstane základním stavebním kamenem internetové komunikace.